अपने बिज़नेस के एक्सपेंसेस को एक ही जगह आसानी से कैसे मैनेज़ करें?

हालांकि, अब सवाल यह उठता है कि क्या बिज़नेस के लिए की जाने वाली यात्राओं और मीटिंग का मतलब केवल महंगे रेस्टोरेंट में खाना और बिजनेस क्लास में यात्रा करना भर ही है? जी नहीं, ऐसा बिलकुल भी नहीं है। असली परेशानी उसके बाद शुरू होती है। अब आप सोच रहे होंगे कि किसी यात्रा पर जाने और उससे वापस आने के बाद आखिर कौन सी परेशानी हो सकती है। दरअसल, जब कोई भी व्यक्ति बिज़नेस संबंधी यात्राओं से वापस आता है, तो उसके बाद उन्हें कई काम करने पड़ते हैं। आइए आपको उनके बारे में नीचे विस्तार से बताते हैं।

जब आप बिज़नेस के लिए कहीं जाते हैं और उस यात्रा से वापस आते हैं, तो अपने साथ ट्रांसपोर्ट, होटल और रेस्टोरेंट जैसी कई तरह की बिल ले आते हैं। वापस आने के बाद जब आप अपनी कंपनी में सभी बिलों को जमा करते हैं, तब उनकी एक एक्सेल शीट बनाई जाती है, ताकि आपको उसका पैसा वापस मिल सके। इस वजह से आपकी फ़ाइनेंस टीम को आपके खर्चों का मैनुअली हिसाब-किताब करना पड़ता है। इससे उन्हें काफी परेशानी होती है और समय भी बर्बाद होता है।

पेस्ट्रीम (PayStream) के सलाहकारों की एक रिपोर्ट के अनुसार, एक्सपेंसेस यानी खर्चों को क्लेम करने के लिए मैनुअल प्रक्रिया अपनाने पर एक संगठन को लगभग 34.92 डॉलर खर्च करना पड़ता है। वहीं, दूसरी तरफ पूरी तरह से ऑटोमेटिक तरीके से एक्सपेंस मैनेज़मेंट के लिए सॉफ़्टवेयर, App या अन्य किसी तकनीक का इस्तेमाल करके इन खर्चों को लगभग 8.98 डॉलर तक किया जा सकता है। यानी तकनीक का इस्तेमाल करके एक्सपेंस मैनेज़ करने पर आप 25.94 डॉलर की बचत कर सकते हैं।

बिज़नेस के एक्सपेंस को मैनेज़ करने के लिए सॉफ़्टवेयर और App:

आज के डिजिटल युग में पर्सनल एक्सपेंसेस से लेकर कंपनी के एक्सपेंस को मैनेज़ करने के लिए कई तरह के सॉफ़्टवेयर और App मौजूद हैं। नीचे हम ऐसे ही कुछ सॉफ़्टवेयर और App के बारे में बताएंगे, जिनसे आप अपने बिज़नेस के एक्सपेंस को आसानी से मैनेज़ कर सकते हैं।

1- EmpMonitor
2- ITI Lite
3- Open Money
4- Expenzing
5- Zoho
6- Concur
7- FreshBooks

ये सभी कंपनियां आपके छोटे बिज़नेस के एक्सपेंस को मैनेज़ करने के लिए सॉफ़्टवेयर और App प्रदान करती हैं। वैसे ये सभी अच्छी सेवाएं देती हैं, लेकिन सबसे बेहतर की बात करें तो इस मामले में Open Money सबसे आगे है। दरअसल, हम यह खुद से नहीं बल्कि कई भरोसेमंद लोगों की समीक्षा के बाद कह रहे हैं। उन लोगों ने कई वजहों से Open को बिज़नेस के एक्सपेंस को मैनेज़ करने के लिए सबसे बेहतरीन प्लेटफ़ॉर्म माना है। आइए Open की कुछ ख़ास विशेषताओं के बारे में जानते हैं।

इस वजह से बिज़नेस के एक्सपेंसेस को मैनेज़ करने के लिए सबसे बेहतरीन है Open:

Open एक ऐसा प्लेटफ़ॉर्म है, जो आपके बिज़नेस की सभी समस्याओं का एक ही जगह पर समाधान बड़ी आसानी से करता है। आप इसकी मदद से अपने बिज़नेस के एक्सपेंस को भी आसानी से मैनेज़ कर सकते हैं

Open एक्सपेंस मैनेज़मेंट को आसान बनाने के लिए वर्चुअल कार्ड (Virtual Card) और फ़िज़िकल कार्ड (Physical Card) देता है। जिसे आप अपनी कंपनी के कर्मचारियों या टीम के अन्य सदस्यों को दे सकते हैं। इस कार्ड की मदद से आप अपने बिज़नेस के एक्सपेंस को आसानी से मैनेज़ कर सकते हैं। इसके लिए बस आप एक लिमिट सेट करें और उस कार्ड को अपने Open ऑनलाइन बैंक अकाउंट से जोड़ दें। आपकी जानकारी के लिए बता दें कि अन्य बैंकों की तरह आपको अपने Open ऑनलाइन अकाउंट में एक निश्चित न्यूनतम राशि रखने की भी आवश्यकता नहीं है। अब आप समझ गए होंगे कि आख़िर Open सबसे बेहतरीन एक्सपेंस मैनेज़मेंट प्लेटफ़ॉर्म क्यों है।

एक्सपेंस मैनेज़ करने के लिए कैसे करें Open के फ़िज़िकल कार्ड का इस्तेमाल:

Open के फ़िज़िकल कार्ड से बिज़नेस के एक्सपेंस को मैनेज करना बहुत ही आसान है। इस बात को हम एक उदाहरण द्वारा समझाने का प्रयास करेंगे।

मान लेते हैं कि आप कपड़े की एक बहुत बड़ी दुकान चलाते हैं। एक दिन आपका एक दोस्त एक फायदेमंद बिजनेस डील के बारे में बात करने के लिए आपको फोन करता है।

आपको वह डील पसंद आती है और आप वह डील किसी भी कीमत पर करना चाहते हैं, इसलिए आप अपने सबसे होनहार और भरोसेमंद बेटे श्याम को उस डील के लिए भेजते हैं।

डील के बीच किसी तरह की कोई रुकावट न आए, यह सोचकर आप श्याम को Open बिज़नेस फ़िज़िकल कार्ड देते हैं।

श्याम को बिज़नेस की अच्छी समझ है और वह अच्छे से जानता है कि ऐसी बिज़नेस डील कॉफी पीते-पीते अच्छे से की जा सकती है। इसलिए वह एक रेस्टोरेंट में जाता है और तुरंत दो कॉफी ऑर्डर करके डील के बारे में बात शुरू कर देता है। लगभग 20 मिनट तक अच्छी-अच्छी बातें करने के बाद श्याम आखिरकार बिजनेस डील कर लेता है।

डील पूरी होने के बाद श्याम वेटर को बुलाता है और अपना Open बिज़नेस कार्ड निकालकर स्वाइप मशीन में स्वाइप करता है। (बता दें कि आप हर उस जगह अपना Open बिज़नेस फ़िज़िकल कार्ड स्वाइप कर सकते हैं, जहां VISA कार्ड स्वीकार किया जाता हो।)

कार्ड स्वाइप करते ही उसके व्हाट्सऐप पर एक मैसेज आता है, जिसमें रेस्टोरेंट के बिल की एक फोटो भेजने के बारे में लिखा होता है। श्याम तुरंत बिल की एक फोटो खींचता है और उसे अपलोड कर देता है।

श्याम हर काम में माहिर है, इसलिए वह यह सब एक मिनट से भी कम समय में कर देता है।

अब श्याम को केवल इतना करना है कि तुरंत अपने Open डैशबोर्ड पर लॉगिन करके रेस्टोरेंट के बिल को सेलेक्ट करके मंज़ूरी के लिए आपके पास भेना है।

इसके बाद आप अपनी दुकान के Open डैशबोर्ड पर उस एक्सपेंस को मंज़ूरी देकर श्याम को फोन करते हैं और उसे धन्यवाद कहते हैं, क्योंकि उसकी वजह से ही तो वह फायदेमंद बिज़नेस डील हो पाई है।

Open के एक्सपेंस मैनेज़मेंट सुविधा की मदद से आप ये सब भी कर सकते हैं:

Open एक ऐसा प्लेटफ़ॉर्म है, जो आपको एक दमदार ऑनलाइन बैंक अकाउंट से आपके बिजनेस बैंकिंग की सभी ज़रूरतों को आसानी से मैनेज करने में मदद करता है। इसके अलावा आप इसकी मदद से अपनी एक्सपेंस रिपोर्ट वर्कफ्लो (Expense Report Workflows) को ऑटोमेट कर सकते हैं और अपनी टीम के एक्सपेंसेस को रियल-टाईम में यानी तुरंत देख सकते हैं और उसे नियंत्रित कर सकते हैं। इसके अलावा औटोमेटिक अकाउंटिंग और बही-खाता की सुविधा के साथ ही कई अन्य महत्वपूर्ण काम भी कर सकते हैं।

ऐसे में अगर आप अपने बिज़नेस को अच्छे से चलाना और उसके एक्सपेंसेस को मैनेज करना चाहते हैं, तो आज ही Open पर रजिस्टर कर सकते हैं और उसकी बेहतरीन सेवाओं से अपने बिज़नेस को आगे बढ़ा सकते हैं।